Category: Mental models

ในบทความนี้ ผมจะมาสรุป 5 mental models ที่ผมเรียนรู้จากการทำงานในปี 2021–2025:

1. Modular thinking
2. Input-process-output (IPO)
3. Triple Constraints
4. Pareto principle
5. Usage

ถ้าพร้อมแล้ว ไปเริ่มกันเลย

1. 🤏 Model #1. Modular Thinking
2. ➡️ Model #2. Input-Process-Output (IPO)
3. 📐 Model #3. Triple Constraints: Time, Resource, Quality
4. 💪 Model #4. Pareto Principle
5. ✂️ Model #5. Usage
6. 📄 References

🤏 Model #1. Modular Thinking

Mental model แรกที่ผมเรียนรู้ คือ modular thinking: ถ้าเราแตกงานเป็นส่วนย่อย ๆ เราก็จะทำงานได้ง่ายขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น การเขียนรายงานส่งลูกค้า แทนที่เราจะบอกว่า “เขียนรายงาน” เราสามารถแยกงานออกเป็นส่วน ๆ ได้แบบนี้:

1. รวบรวมข้อมูลที่จะเป็นเนื้อหาในรายงาน
2. ขึ้นโครงรายงาน (เช่น บทนำ, บทที่ 1, บทที่ 2, …)
3. ร่างรายงาน
4. ปรับแต่ง
5. ตรวจทาน
6. แก้ไข
7. พิมพ์รูปเล่ม
8. ส่งรายงาน

เมื่อเราแบ่งงานเป็นแบบนี้ เราจะเห็นว่างานจัดการได้ง่ายขึ้น เพราะเราจะมองเห็นงานไหนที่เราสามารถทำได้เลยหรือทำขนานกันได้ (เช่น รวบรวมข้อมูลและขึ้นโครง) และงานไหนที่เราต้องรอให้งานอื่นเสร็จก่อน (เช่น ร่างรายงาน เพราะต้องรอให้มีข้อมูลและโครงก่อน)

นอกจากการจัดการงาน modular thinking ยังช่วยในการแก้ปัญหาอีกด้วย

อย่างในตัวอย่างการเขียนรายงาน ถ้าเราเห็นว่างานกำลังล่าช้า เราสามารถไล่งานย่อย ๆ ได้ว่ามีความคืบหน้าไปถึงไหน และเราอาจจะพบว่า เรายังรวบรวมข้อมูลไม่ครบ ซึ่งทำให้ไปขั้นต่อไปไม่ได้ และแสดงว่า ถ้าเราจะทำรายงานให้เสร็จ เราต้องหาข้อมูลมาให้ครบก่อน

➡️ Model #2. Input-Process-Output (IPO)

อีก mental model ที่ผมเรียนรู้ตั้งแต่เริ่มทำงานใหม่ ๆ คือ input-process-output หรือ IPO

เช่นเดียวกับ modular thinking, IPO เป็น model ที่ช่วยให้เราจัดการงานและแก้ปัญหาในการทำงานได้

IPO มองงานต่าง ๆ เป็น 3 ส่วน ได้แก่:

1. Input: ข้อมูลหรือวัตถุดิบตั้งต้น
2. Process: ขั้นตอนหรือกระบวนการที่จะแปลง input ให้เป็น output
3. Output: ผลลัพธ์หรือผลิตภัณฑ์ที่เราจะได้รับ

เราสามารถใช้ IPO เพื่อจัดงานที่ได้รับมอบหมายได้

ยกตัวอย่างการเขียนรายงาน ซึ่งเราแบ่งเป็น 3 ส่วนนี้ได้แบบนี้:

1. Input: ข้อมูล, โครงร่าง
2. Process: การร่าง, การขัดเกลา, การตรวจทาน, การแก้ไข
3. Output: รูปเล่มรายงานที่ส่งมอบให้ลูกค้า

เมื่อเรามองงานเป็น 3 ส่วนแบบนี้ เราจะมองเห็นว่า ถ้างานเราจะทำงานสำเร็จ (output) เราจะเตรียมอะไรบ้าง (input) และต้องทำอะไรบ้าง (process)

ในลักษณะเดียวกัน ถ้างานมีปัญหา เราสามารถใช้ IPO เพื่อหาสาเหตุได้ เช่น ลูกค้าตรวจรายงานและไม่ผ่านอาจเกิดจาก:

• Input ไม่ครบ เช่น ขาดข้อมูล หรือยังไม่มีโครงร่าง
• Process ไม่เพียงพอ เช่น ขาดการตรวจทานและแก้ไข ทำให้รายงานมีคำผิดเยอะ

ทั้งนี้ เราสามารถใช้ modular thinking คู่กับ IPO ได้:

1. Modular thinking: แยกงานเป็นส่วน ๆ (เช่น รวบรวมข้อมูล)
2. IPO: ดูว่า ถ้าแต่ละงานจะสำเร็จได้ จะต้องมี input, process, output อะไรบ้าง (เช่น ข้อมูล → นำข้อมูลมาจัดเก็บ → ได้ข้อมูลพร้อมใช้งาน)

📐 Model #3. Triple Constraints: Time, Resource, Quality

เมื่อพูดถึงความสำเร็จในการทำงาน เราจะต้องพูดถึง Triple Constraints หรือ 3 ปัจจัยที่ส่งผลต่อการทำงาน ได้แก่:

1. Time: ระยะเวลา
2. Resource: งบประมาณ แรงงาน และเครื่องมือ/วัสดุ
3. Quality: คุณภาพหรือขอบเขตงาน

ทุกการทำงานจะขึ้นอยู่กับ Triple Constraints ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากทำ presentation ให้ดูดีและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ (quality) เราอาจจะต้องใช้เวลา 2 วัน (time) ถ้าเราทำคนเดียว (resource)

ถ้าเรามีเวลาน้อยลง เช่น เหลือ 1 วัน (time) เราอาจจะต้องหาคนมาช่วย (resource) หรือยอมลดความสวยงามของ presentation ลง (quality)

จะเห็นได้ว่า ทั้ง 3 ปัจจัยใน Triple Constraints จะต้องมีสมดุลซึ่งกันและกัน ถ้าเราเพิ่มอย่างใดอย่างหนึ่ง เราจะต้องเพิ่มปัจจัยอื่น ๆ หรือถ้าเราลดปัจจัยหนึ่ง เราก็จะต้องยอมลดอีก 2 ปัจจัยที่เหลือด้วย

ในการทำงาน ถ้าเราสามารถหาสมดุลระหว่าง Triple Constraints ได้ เราก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

💪 Model #4. Pareto Principle

ในการทำงาน เราไม่จำเป็นต้องทำงานเต็ม 100% เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ถ้าเราอยาก work smart, not hard เราจะต้องเลือกทำแค่ 20% ที่ส่งผลต่อ 80% ของงาน ซึ่งก็คือแก่นหลักของ Pareto principle

Pareto principle มีที่มาจากข้อสังเกตของนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto ว่า ที่ดิน 80% ถูกครอบครองด้วยกลุ่มคนแค่ 20% ของประชากรทั้งหมด

Pareto principle ที่ปรับใช้กับการทำงานตั้งอยู่บนแนวคิดที่ว่า แต่ละงานมีคุณค่าไม่เท่ากัน โดยที่บางงานมี impact สูงกว่างานอื่น และถ้าเราสามารถหาและทำงานนี้ให้สำเร็จได้ งานของเราก็จะคืบหน้าไปกว่าครึ่งโดยที่เราออกแรงแค่นิดเดียว

นั่นคือ มองหา 20% ของงานที่จะส่งผลต่อ 80% ของผลลัพธ์

ยกตัวอย่างเช่น เรามี issue log ที่เก็บ bug บนระบบเอาไว้:

• Bug ส่วนใหญ่ (80%) อาจจัดได้เป็น low ถึง medium priority เพราะมีผลกระทบต่อระบบน้อย (เช่น แสดงคำผิดบนระบบ; ส่งผลต่อการใช้งานระบบ 20%)
• และมี bug ส่วนน้อย (20%) ที่จัดเป็น high priority เพราะส่งผลกระทบต่อระบบมาก (เช่น ทำให้ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบไม่ได้; ส่งผลต่อการใช้งานระบบ 80%)

ถ้าเราเลือกแก้ bug กลุ่มแรกก่อน แม้ว่าเราจะทำงานหนัก (แก้ bug ถึง 80%) แต่ระบบอาจจะใช้งานไม่ได้เหมือนเดิม เพราะ bug ส่วนนี้ส่งผลต่อระบบแค่ 20%

ในทางกลับกัน ถ้าเราแก้ high-priority bug ที่เป็นส่วนน้อยก่อน (20%) เราจะทำให้ระบบใช้งานได้ปกติ เพราะ bug ส่วนนี้ส่งผลต่อการใช้งานถึง 80%

ดังนั้น ในการทำงานตาม Pareto principle เราจะต้องหาให้เจอว่า งานอะไรที่มี impact มากที่สุด และทุ่มเทไปกับงานส่วนนั้น เพื่อให้เราประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

✂️ Model #5. Usage

Usage เป็น mental model จากแนวคิดการออกแบบ product ของ ดร.ไปรมา อิศรเสนา ณ อยุธยา อาจารย์คณะสถาปัตยกรรม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

Usage หรือการใช้งาน เป็นตัวเชื่อมระหว่าง value หรือคุณค่าที่เราต้องการส่งมอบ และ solution หรือผลิตภัณฑ์/feature ที่เราใช้ส่งมอบ value

ยกตัวอย่างเช่น เครื่องซักผ้า ซึ่งมี value, usages, และ solutions ดังนี้:

Usage สามารถปรับใช้กับการออกแบบอื่น ๆ ได้เช่น ออกแบบนโยบายสุขภาพให้กับพนักงาน:

ถ้าทีมงานต้องการส่งมอบ value คือ “สุขภาพที่ดี” usage ที่ถอดออกมาได้อาจเป็น “เอื้อให้พนักงานได้ออกกำลังกาย” ซึ่งภายใต้ usage เราสามารถ brainstorm เพื่อหากิจกรรมที่จะช่วยให้พนักงานมีสุขภาพที่ดีขึ้นได้ เช่น:

• แข่งเก็บระยะวิ่ง
• มีสวัสดิการให้เบิกเงินซื้ออุปกรณ์กีฬา
• จัดตั้งชมรมกีฬา
• จัดแข่งกีฬาระหว่างแผนก

นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ usage ในการทำงานในแต่ละวันได้อีกด้วย เช่น หัวหน้าขอให้ส่งงานเป็น PDF แต่เรามีปัญหาในการสร้างไฟล์ PDF ถ้าเรารู้ว่า หัวหน้าต้องการ PDF เพราะหัวหน้าชอบ comment งานบนไฟล์ (usage คือ “เอื้อให้เขียน comment ลงในงานได้”) เราอาจจะขอหัวหน้าส่งงานเป็นรูป ซึ่งหัวหน้าสามารถ comment ผ่าน LINE ได้เช่นกัน

จะเห็นได้ว่า usage ไม่เพียงแต่ช่วยในการออกแบบ product และงาน แต่ยังช่วยให้เราแก้ปัญหาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

📄 References

Modular thinking:

• The Power of Modular Thinking

IPO:

• IPO model

Pareto Principle:

• Pareto principle
• กฎ 80/20 คืออะไร ? 6 แนวทางที่ใช้ได้จริงเพื่อผลลัพธ์ดีขึ้น

Usage:

• กลยุทธ์การวางแผนผลิตภัณฑ์ ‘นวัตกรรมแห่งคุณค่า’